Soyez joignables et n’oubliez aucun rendez-vous !
Nous vous proposons de mettre en place un agenda par élu (Maire et ses adjoints) accessible sur internet sur serveur sécurisé https:// (même procédé que planning en ligne des médecins)
Chacun d’entre eux pourra y accéder de son bureau à la Mairie mais aussi de chez lui, sur son PC, pour préparer sa journée, d’un lieu de réunion sur son portable, pour valider sa présence à la future réunion…
Son conjoint pourra aussi (si le code d’accès lui a été transmis !) rajouter les dates des réunions des parents d’élèves, mais aussi la date de la soirée anniversaire de la belle-mère, les dates des prochaines vacances…
La secrétaire viendra vérifier les dates et heures de RDV, rajouter l’adresse, planifier de nouveaux RDV, vous faire part des derniers messages reçus en mairie vous concernant – solliciter votre avis – vous rappeler les dossiers et courriers urgents ; il vous sera alors possible de lui répondre en quelques mots ou de lui adresser la copie d’un courrier …
Le Président de la Communauté de Communes pourrait avoir un accès … certains groupes de travail réguliers aussi – à vous de définir les droits d’accès sur votre planning !!
Votre secrétaire de mairie ayant accès à tous les agendas en ligne et ayant la possibilité de les visualiser sur une seule page, pourra très vite trouver la date d’une prochaine réunion regroupant le maximum de présents.
Permanence téléphonique
Autre avantage de ces plannings : nous pouvons attribuer un numéro de téléphone en 09 .. .. .. .. à chacun d’eux et en l’absence de votre secrétaire, ou au-delà de ses horaires, EX@SSO France pourra sans délais, prendre les appels ;
Permanence téléphonique et envoi de messages aux Elus par SMS ou emails pour urgence en dehors des horaires et/ou des jours de présence de la secrétaire.
Journal, affiches,...
Participation à la création et mise en page du journal communal, affiches festives,
Courriers, comptes-rendus
Frappe de comptes-rendus de réunions écrits ou audiotypie.
Dossiers sécurisés
Mise en page, relecture de dossiers sur bureaux sécurisés "EluRiver"grâce à notre partenaire DotRiver (Newgeneration SR, créateur de valeur pour les entreprises et les territoires), outil indispensable en cas d'absence d'élu ou de secrétaire sur de longues périodes. Cf « Nos partenariats actifs »
"EluRiver / Pour la bureautique des élus
La bureautique, simple, conviviale, sécurisée et maîtrisée pour tous les élus.
La solution EluRiver permet aux collectivités locales d'offrir rapidement à l'ensemble de ses élus, un moyen simple, rapide, sécurisé et efficace pour accéder aux ressources informatiques nécessaires à l'accomplissement de leurs mandats et ce depuis n'importe quel poste de travail existant et connecté.
Depuis leur domicile, leur lieu de travail, les Mairies, les Conseils Généraux et Régionaux, les élus retrouvent toujours le même environnement de travail avec leur messagerie, leurs outils, leurs accès aux applications de gestion (délibérations, foncier, cadastre...) sans installer quoique ce soit et sans qu'il soit nécessaire d'acquérir des matériels et/ ou logiciels supplémentaires.
Avec EluRiver, les élus sont pleinement intégrés d'un point de vue informatique à leur collectivité et bénéficient d'une véritable session « poste de travail » sur laquelle chacun retrouve, ses logiciels, son environnement (fond d'écran, raccourcis), ses répertoires de stockage (privatifs ou collaboratifs), ses droits, privilèges et limitations. DotRiver met en œuvre exclusivement des logiciels et solutions open-source (pouvant être inclus dans l'agenda 21), le fonctionnement de logiciels « propriétaires » est également possible.
La sécurité des solutions DotRiver est sans équivalent à ce jour (plus aucun fichier sur les postes de travail, connexions chiffrées aux serveurs DotRiver installés dans les collectivités, dans les salles machines et/ou chez un hébergeur).
Les solutions DotRiver sont référencés UGAP, contactez-nous pour plus d'informations"
https://www.dotriver.eu/packages
Mise en place d'outils de communication
Aide au déploiement d'un tout nouveau média participatif 100 % français, indispensable à la remontée de toute information de la plus petite commune à la Communauté de Communes, des plus jeunes (Jeunes Reporters Sans Frontières) à nos ainés... Smartrezo.
Outils proposés : WebTv, gazettes, agenda commun, reportages, etc.
Comment communiquer Plus, Mieux, Autrement et à moindre coût ?